Universitetshistorisk samling
–
bruksanvisning for registreringsløsning
Brukerstøtte:
uhs@vm.ntnu.no
Innlogging/registrering:
Nye brukere kan registrere seg på registreringssiden
. Velg brukernavn, passord, e
–
postadresse og
tilhørighet.
Når en åpner databasen, listes alle gjenstander opp. Her kan man vise elle
r
redigere eksisterende
objekter.
Når en registrerer et objekt første gang, må en fylle ut alle felter markert med («*»)
. Når alle
obligatoriske felter er fylt ut, må en velge «Lagre». Gjenstanden får da tilordnet et UHS
–
nummer, og
en får da mulighet til å legge til mediefiler eller redigere registrert informasjon. Merk! Du får ikke
lastet opp mediefiler før gjenstanden er
lagret/opprettet.
Beskrivelse av felter:
1.
UHS
–
ID
: Nummerserien UHS er reservert hos Norsk museumsforbund som signatur for
NTNUs Universitetshistoriske samling. Dette er en felles nummerserie som skal brukes på alle
gjenstander i den Universitetshistoris
ke samlingen. Feltet genererer automatisk et unikt
nummer ved lagring/opprettelse av post.
2.
Fakultet/Institutt
: Velg det fakultet og institutt/enhet som gjenstanden tilhører (dvs. eieren
av gjenstanden). Ved registrering av flere poster, vil systemet huske
sist brukte fakultet og
institutt, slik at dette ikke trenger å fylles ut på nytt. Husk imi
dlertid å endre innholdet
dersom
registreringen omfatter gjenstander med forskjellige eiere.
3.
Kategori
:
Velg en overordnet kategori for gjeldende objekt. Dette fel
tet er ment for å lettere
kunne gruppere gjenstander i søk. Brukere kan selv oppgi relevante kategorier dersom de
ikke allerede finnes. Eksempler på kategorier kan være medisinsk utstyr, laboratorieutstyr,
vitenskapelige instrumenter, datautstyr osv.
4.
Underkategori
: I dette feltet angis underkategorier, såfremt en slik inndeling anses
formålstjenlig ut i fra det materialet som skal registreres. F.eks. har institutt for fysikk ved
NTNU operert med en inndeling av sine instrumenter i akustiske, elektriske og mekaniske
instrumenter.
5.
Objekttype/navn
: Angi objekttype eller navn på objekt. Dette skal være en presis angivelse
av gjenstandstypen, f.eks. «datamaskin», «mikroskop», «magnetometer» osv. Det er heller
ikke her angitt noen autoritetsliste, men systemet husker ti
dligere brukte termer slik at disse
kan velges
ved registrering av samme type gjenstand.
6.
Antall
:
Oppgi antall objekter for gjeldende post. Dvs., en kan angi flere gjenstander på
samme post, f.eks. «radiorør» og antall «10». Antallfeltet skal stå i forhold
til angitt
objektnavn. En gjenstand kan bestå av flere deler. En a
n
gir da «1» i antall, og beskriver
antallet deler i objektbeskrivelsen.
7.
Tidligere registreringsnummer
: Ved opprettelse av post tilordnes et nytt UHS
–
nummer for
gjenstanden. Dette erstatter
evt. nummer som er brukt i tidligere registreringer. Disse
tidligere nummer kan angis i dette feltet, for å ta vare på nummerhistorikk.
8.
Referanse
: Feltet fylles ut hvis
det i tilknytning til gjenstanden finnes skriftlige opplysninger
som gir informasjon
om gjenstanden og dens bruk. Det kan f.eks. være
arkivreferanse,
rapporter,
kataloger over instrumenter hvor tilsvarende type
er oppgitt
,
eller
publiserte
arbeider hvor gjenstanden har vært omtalt.
9.
Tilstand
:
Angi gjenstandens tilstand. En har her 4 valg:
Svært god, god, tilfredsstillende og
dårlig/kritisk. Kategoriene tilsvarer standarder for tilstandsvurdering fra ABM
–
utvikling, se
ABM
–
skrift 48 (se
http://kulturradet.no/vis
–
publikasjon/
–
/asset_publisher/N4dG/content/publikasjon
–
standard
–
for
–
gjenstandskatalogisering
)
:
a.
«Svært god»
brukes når gjenstanden er i førsteklasses bevaringstilstand, når ingen
tidligere konservering
eller behandling er utført, og ingen konservering eller rengjøring er
nødvendig. Utlån og utstilling kan godkjennes.
b.
«God»
brukes når gjenstanden er i god stand og ingen konserveringsmessige tiltak er
nødvendige. Gjenstanden kan være merket av tidens tan
n og/eller har vært
restaurert/konservert ved tidligere anledninger. Rengjøring kan være nødvendig.
Gjenstanden kan stilles og lånes ut etter lettere rengjøring.
c.
«Tilfredsstillende»
brukes når gjenstanden har mindre skader og/eller trenger
overflaterengjøring. Gjenstanden er merket av tidens tann og/eller har vært
restaurert/konservert ved tidligere anledninger. Gjenstanden kan stilles/lånes ut kun
etter vurdering av teknisk konserva
tor og eventuelt etter konservering/rengjøring.
d.
«Dårlig/kritisk»
brukes når gjenstanden har store skader, er i dårlig bevaringstilstand, og
trenger konservering snarest. Gjenstanden kan ha skitten og/eller støvete overflate, samt
ha vært utsatt for
konserveringsmessige eller estetisk utilfredsstillende eldre
behandlinger/restaureringer. Gjenstanden kan ikke lånes/stilles ut før omfattende
konserveringsarbeider har blitt foretatt. Eventuelt skal ikke gjenstanden lånes ut i det
hele tatt på grunn av fa
re for fullstendig nedbryting og/eller ødeleggelse.
10.
Kassert
: Dette feltet brukes for å angi dokumenterte gjenstander som er kassert grunnet
dårlig tilstand eller liknende.
11.
Dimensjoner
: Her angis gjenstandenes mål
. Måleenhet vil avhenge
av den
enkelte g
jenstand.
12.
Beskrivelse
:
Objektbeskrivelsen skal være en konsis beskrivelse av gjenstandens fysiske
attributter og tilstand. Aktuelle momenter her er farge, materiale (r), antall deler dersom
objektet består av separate deler, størrelse/dimensjoner, identi
fiserende attributter
eller
liknende.
13.
Historisk sammenheng
: Dette feltet brukes for å registrere opplysninger som beskriver
gjenstandens historiske relevans. Hva ble gjenstanden brukt til? I hvilken periode/æra?
Hvilke resultater har den bidratt til å fra
mskaffe? Hvilke personer knyttes til utvikling/bruk av
gjenstanden? Har den inngått i spesielle hendelser? Har gjenstanden inngått i utstillinger ved
NTNU eller andre steder? Denne informasjonen knytter gjenstanden spesifikt opp i mot
NTNUs historie. Felte
t er derfor viktig, og
skal
fylles ut i de tilfeller hvor informasjon om
gjenstandens bruk og historikk foreligger.
14.
Produsent
:
Angi navn på produsent (er) i dette feltet der denne informasjonen er kjent.
Brukere kan selv opprette navn på produsenter hvis
de ikke allerede ligger inne.
15.
År
: (produksjons
–
eller anskaffelsesår). Angi årstall for produksjon eller anskaffelse der dette
er kjent. Dette feltet er ment å gi en pekepinn på objektets alder. Det kan angis som årstall
(«1923»), ca. tidsangivelse («ca
. 1923») eller som tidsspenn («1920
–
1930»).
16.
Tilleggsinformasjon
:
Her oppgis informasjon som ikke dekkes eller passer inn i de andre
feltene i basen.
Aktuelt her kan være gjenstandens innkjøpspris, hvis denne er kjent. Om de
registrerte opplysningene i ba
sen bygger på eldre registreringer, og de innlagte
opplysningene direkte gjenspeiler disse, kan også personer som tidligere har samlet
inn
og
registrert
opplysningene om materialet
oppgis her.
17.
Bygg og rom
:
Her skal informasjon om gjenstandenes nåværende plassering oppgis. Bygg
–
og
romlistene baseres på gyldige bygg
–
og romkoder ved NTNU. Velg bygg først, romlisten vil da
sorteres etter gjeldende bygg. Feltene husker sist brukte bygg
–
og romangivelse, slik at
man
slipper å gjenta registreringene.
18.
Lokalisering
: Dette feltet fylles ut om andre lokaliseringsfaktorer enn bygg og rom er
nødvendig for informasjon om hvor gjenstanden oppbevares, f.eks. hyllenummer,
skapnummer o.l.
19.
Oppbevaringskrav
: Feltet brukes for å angi evt. spesifikke oppbevaringskrav for gjenstanden
(e).
Det kan dreie seg om f.eks. krav til innlåsing, f.eks. mht. til spesielt verdifulle gjenstander,
krav til f.eks. temperatur og luftfuktighet for gjeldende gjenstand, eller HMS
–
relaterte
oppbevarings
–
og håndteringsbestemmelser for potensielt farlige gjenstander (kjemikalier,
radioaktivt materiale og lignende), eller spesielle krav grunnet gjenstanden (es) tilstand.
Merk imidlertid at dette ikke er til erstatning for normale HMS
rutiner eller beskrivelser.
20.
Emneord
: Dette er stikkord eller emneord som angis for å bedre søkbarhet. Angi relevante
emneord for gjenstanden her, adskilt med komma. Dette gir ytterligere muligheter for
søkbarhet.
21.
Publiseringsstatus
: Settes som «venter
» eller «godkjent». Alle poster som er «godtatt»
tilgjengeliggjøres for innsyn for alle på nettsiden. Gjenstander som ikke skal publiseres skal
stå som «venter».
22.
Registrert av og registrert dato
: Angis automatisk for den brukeren som er innlogget.
23.
Oppla
sting av mediefiler
: Når et nytt objekt er opprettet/lagret, kan du laste opp evt.
mediefiler som skal være knyttet til objektet. Dette kan være bilder, video eller PDF. Bruk
knappen nederst på siden for å velge filer for opplasting
.